Introductie
Met SmartDoc+ kunt U offertes en opdrachten van Unit 4 Multivers overzetten naar Microsoft Word, waarbij automatisch relevante bijlagen worden toegevoegd (specificaties, certificaten, afbeeldingen, etc.).
U beschikt hiermee dus over de ultieme flexibiliteit van Word, terwijl de offerte in Unit 4 Multivers is vastgelegd.
Het beste uit twee werelden waarmee u in een handomdraai o.a. professionele offertes maakt.
SmartDoc+ is ontstaan vanuit de wens van veel Unit 4 Multivers gebruikers.
De Unit 4 Multivers module Offertes is een perfecte module voor het vastleggen van offertes, het opvolgen van offertes en vastleggen van statistieken (scoringskans, reden afwijzing etc.),
maar de opmaakmogelijkheden van de offertes zijn beperkt. Met SmartDoc+ als toevoeging beschikt u wel over uitgebreide mogelijkheden om offertes en opdrachten op te maken en aanvullende informatie te vermelden over de producten en/of diensten die u aanbiedt.
U voert de offerte of factuuropdracht in Unit 4 Multivers in, zoals gebruikelijk. Vervolgens start u het SmartDoc+ programma op en selecteert u de betreffende offerte of factuuropdracht
U geeft aan welke bijlagen u eventueel wilt toevoegen en geeft aan of u uw bedrijfslogo/briefpapier in het document wilt toevoegen.
Indien u daarvoor kiest, kunt u de offerte/factuuropdracht als .pdf bestand aan uw klant mailen. Laat u het logo achterwege, dan kunt u de offerte/factuuropdracht uitprinten om per post te verzenden.
U klikt op start, waarna Microsoft Word zich start en het offerte/factuuropdracht document geopend wordt.
De aangeboden artikelen worden automatisch gegroepeerd volgens een indeling die u zelf in Unit 4 Multivers kunt instellen.
Per artikel worden uitgebreide omschrijvingen vermeld, incl. alle gegevens die u daarvan graag weer wilt geven. Denk aan afbeeldingen, specificaties, certificaten, etc.
Deze gegevens heeft u eenmalig vastgelegd en worden vervolgens volautomatisch in uw offertes/factuuropdracht opgenomen. Ook de door u aangevinkte bijlagen en algemene voorwaarden zult u in de offerte/factuuropdracht zien.
De offerte/factuuropdracht is nu al zo goed als af ! Het enige wat u nog hoeft te doen is het begeleidend schrijven te typen en u bent klaar.
Het Word of .pdf document van de offerte/factuuropdracht kunt u vervolgens koppelen aan de offerte/factuuropdracht in Unit 4 Multivers, indien u beschikt over de module Document Management.
Beschikt u niet over deze module, maar wel over de module Relatiebeheer, dan kunt u de offerte/factuuropdracht koppelen aan de relatie via de Documentbeheer functie binnen Relatiebeheer.
Op deze manier kunnen u en uw collega's altijd snel de betreffende offerte/factuuropdracht opzoeken.
Deze handleiding beschrijft de stappen die uitgevoerd dienen te worden om SmartDoc+ te kunnen gebruiken. U dient de stappen in volgorde uit te voeren op deze manier kunnen wij u garanderen dat SmartDoc+ een perfecte aanvulling is.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites