Invoegvelden

Invoegvelden

In SmartDoc+ heeft u een grote vrijheid bij het in de offerte toevoegen van informatie uit UNIT4. Hiervoor stelt SmartDoc+ u diverse tabellen tot uw beschikking. In deze tabellen vind u diverse velden welke u als “invoegveld”

in vrijwel elk gewenst sjabloon/document kunt toevoegen. U kunt een invoegveld vergelijken met de samenvoeg velden van Word.

Hieronder ziet u een opgave van de tabellen welke SmartDoc+ beschikbaar stelt:

• Offerte kop (alias FK). Hierin vind u diverse gegevens uit de offerte kop, zoals bijvoorbeeld het offerte adres, offerte datum of de referentie.
• Offerte regels (alias FR). Hierin vindt u diverse gegevens uit de offerte regels, zoals bijvoorbeeld artikelcode en prijs.
• Offerte totaal (alias FT). Hierin vind u diverse offerte totalen, zoals bijvoorbeeld totaalbedrag netto en totale korting.
• Groep (alias G). Hierin vind u met name diverse totalen per offerte groep, zoals bijvoorbeeld totaalbedrag netto en korting.
• Relatie (alias R). Hierin vind u alle gegevens van de, aan de offerte gekoppelde, relatie, zoals bijvoorbeeld NAW gegevens.
• Debiteur (alias D). Hierin vind u alle gegevens van de, aan de offerte gekoppelde, debiteur (indien de relatie reeds een debiteur mocht zijn), zoals bijvoorbeeld kredietlimiet.
• Contactpersoon (alias C). Hierin vind u alle gegevens van de, aan de offerte gekoppelde, contactpersoon, zoals bijvoorbeeld naam en aanhef.
• Behandeld door (alias B). Hierin vind u alle gegevens van de, aan de offerte gekoppelde, “Behandeld door” persoon, zoals bijvoorbeeld naam en aanhef.
• Vertegenwoordiger (alias V). Hierin vind u alle gegevens van de, aan de offerte gekoppelde, vertegenwoordiger, zoals bijvoorbeeld naam en aanhef.
• Artikel (alias A). Hierin vind u alle (stam)gegevens van het, in de artikelregel gekozen, artikel.
• Bedrijfs gegevens (alias BG). Hierin vind u alle bedrijfs gegevens van de administratie, zoals bijvoorbeeld uw bedrijfs naam of BTW nummer.
• Speciale velden (alias S). Hierin vind u speciale velden welke niet in bovengenoemde tabellen konden worden ondergebracht.

Deze tabellen worden verderop in deze handleiding meer in detail besproken.

Veld notatie

Indien u in een sjabloon en/of document de waarde van een veld wilt weergeven, dan dient u een verwijzing naar het invoegveld toe te voegen.

Voorbeeld:
mvFR.Aantal

Toelichting:

• De eerste 2 tekens in de notatie luiden altijd “mv” (afkorting Multivers).
• Daarna volgt de tabel alias. Zoals u bij de opgave van de tabellen kon lezen, heeft elke tabel een alias oftewel een afgekorte naam. In dit voorbeeld staat FR voor offerte regel.

Hiermee geeft u dus simpelweg aan uit welke tabel u een veld wilt halen.

• Na de tabel alias volgt de veldnaam voorafgegaan door een punt. De tabel alias en de veldnaam worden dus gescheiden door een punt.

Invoegveld toevoegen in sjabloon of document
U kunt in vrijwel elk document en/of sjabloon invoegvelden toevoegen. Dat is dus niet beperkt tot bijvoorbeeld alleen het Offerte.dot sjabloon.

Er is wel een verschil in de wijze waarop u de invoegvelden in een sjabloon of document toevoegt en waarop u dit in een Word tabel doet.

Invoegveld toevoegen in een sjabloon/document (niet in een tabel):
In Word 2013 kiest u de Ribbon  [Invoegen, Snelonderdelen, Veld] of [insert, Quick Parts, Field] In het venster dat dan verschijnt selecteert u links, bij “Veldnamen” de veldnaam “DocVariable”.

Bij “Nieuwe naam” voert u het gewenste invoegveld in, volgens de eerder beschreven notatie.

Nadat u op OK klikt ziet u in het Word sjabloon de volgende notatie staan (indien u deze niet ziet, dan kunt u deze weergeven via ALT-F9):

{ DOCVARIABLE mvFR.Aantal \*MERGEFORMAT }

Mocht u op een bepaald moment de verwijzing naar het veld willen wijzigen, bijvoorbeeld “mvFR.Prijs” i.p.v. “mvFR.Prijs”, dan kunt u dit direct in bovenstaande notatie aanpassen.

Het is dus niet nodig om via de beschreven weg het veld opnieuw aan te maken. Let u er wel op dat u alleen de “mv” veldverwijzing aanpast en niet hetgeen daar voor en achter staat, zoals bijvoorbeeld “*\MERGEFORMAT”.

Invoegvelden toevoegen in een tabel
Hier maakt u geen gebruik van de “DOCVARIABLE”, maar voert u het veld simpelweg rechtstreeks in op de plek waar u de waarde wilt zien. U omsluit de veldverwijzing dan alleen met accolades,

dus bijvoorbeeld:

{mvFR.Aantal}

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation